Qué tener en cuenta al elegir un WMS

Seleccionar e implementar un sistema de gestión de almacenes (WMS) no es simplemente adoptar una tecnología. Es una decisión estratégica que puede redefinir la eficiencia, la visibilidad y la capacidad de adaptación de toda la cadena de suministro. En un contexto en el que los centros de distribución deben operar con mayor agilidad, precisión y trazabilidad, elegir correctamente —y estar bien acompañado en ese proceso— marca toda la diferencia.

La elección de un WMS debe responder a una necesidad operativa concreta, pero también alinearse con una visión de futuro. Es clave considerar las particularidades locales y culturales de cada compañía. Una solución exitosa en una empresa o país no necesariamente lo será en otro. Incluso dentro de la misma región, la madurez digital, la cultura organizacional y los procesos varían, por lo que la selección debe estar guiada por una comprensión profunda del contexto.

Para tener una visión holística que soporte una decisión asertiva al momento de seleccionar un WMS, es fundamental hacerse primero las preguntas que se muestran en la figura 1:

Figura 1 – Preguntas para seleccionar un WMS óptimo

La respuesta a estas preguntas nos va a direccionar hacia soluciones que logren resultados sostenibles y podremos considerar a profundidad los siguientes puntos:

• Alineación con los procesos del negocio, no solo con requerimientos técnicos. Se debe hacer un ERU (Especificaciones de Requerimientos de Usuario) detallado de todos los procesos teniendo en cuenta cómo se hace actualmente (As Is) y cómo debería ser (To Be), basado en las mejores prácticas. El ERU es la base de las especificaciones funcionales y la configuración del nuevo sistema.

• Escalabilidad: el sistema debe crecer con la operación. Es fundamental entender los diferentes módulos que ofrece la solución y su roadmap para entender cuál es el enfoque del software y los nuevos gadgets que se van a incorporar para aumentar eficiencias, rentabilidades y niveles de servicio entre otros.

• Facilidad de integración con otros sistemas (ERP, TMS, WCS, etc.). Es importante aclarar algo: No necesariamente los diferentes sistemas van a tener una comunicación natural o va a ser “seamless” por el hecho de pertenecer a la misma casa de software. De hecho, esto casi nunca pasa y siempre es importante hacer una documentación clara y detallada de las interfases.

• Tecnologías complementarias que potencian el WMS. El WMS es el cerebro de la operación, pero su impacto se multiplica cuando se combina con tecnologías de ejecución como voice picking, RF o pick-to-light. Según comparativos de rendimiento analizando estas tres tecnologías, el uso de voice picking  y PTL ofrecen beneficios concretos como se aprecia en la figura 2:

Figura 2 – Comparativo entre tecnologías complementarias

• Experiencia del implementador: Ya sea directamente de la casa de software o por medio de un implementador certificado, es clave confirmar su experiencia: ¿Tiene proyectos similares con empresas de la misma industria, complejidad, tamaño, automatizaciones, etc.? ¿Cuenta con experiencia sobre la complejidad y características de las operaciones en el país o la región? ¿Es posible hacer visitas a otros clientes y conocer de primera mano cómo fue la implementación y qué aprendizajes se tuvieron?

• Capacidades analíticas que aporten visibilidad y soporte a la toma de decisiones. ¿Qué tipos de KPI´s, y torres de control se pueden implementar?

• Comprender a profundidad el tipo de solución y la oferta económica de cada una con su respectivo modelo de facturación: Es ¿On-Premise o SaaS? ¿La facturación es por transaccionalidad o hay que hacer un pago por licencias (concurrentes o nombradas) anual?

• Módulos que vienen dentro de la solución como apoyo para una gestión eficiente. Normalmente los módulos adicionales que ofrecían las llamadas soluciones de clase mundial líderes en el cuadrante mágico de Gartner (ver Figura 3), hoy en día hacen parte de la solución integral como por ejemplo el Slotting Automático, Visor del Centro de Distribución en 3D, Labor Management, Billing (para 3PL), Yard Management, Ordenes de Producción que complementan funcionalidades como VAS y Kitting, entre otros.

Figura 3 - Cuadrante Mágico de Gartner para WMS 2024

• Analizar a profundidad la complejidad y tamaño de la operación para implementar el WMS correcto. Todas las soluciones no son adecuadas para todas las compañías. Muchas veces se puede caer en el error de “Comprar lo más costoso” porque es la más grande y tiene más funcionalidades. Sin embargo, su operación puede traer beneficios tangibles y retornos mucho más cortos con altas eficiencias si se decide por una opción tipo tier 2 o 3 que es mucho más barata y rápida de implementar. Soluciones más económicas pero robustas y más sencillas de implementar puede ser lo que realmente se adapte a su negocio.

En Miebach, acompañamos a nuestros clientes en todo este proceso con una metodología propia y enfoque neutral, basada en cinco dimensiones que conforman nuestra “Metodología Miebach 5D” (ver figura 4), evaluando múltiples criterios funcionales, tecnológicos y operativos. Desde la búsqueda y selección de la solución, pasando por la definición de requerimientos hasta la estabilización post go-live, aseguramos que la solución elegida sea la correcta, no solo para hoy, sino también para los desafíos del mañana.

Figura 4 - Metodología Miebach en 5 dimensiones

Implementar un WMS con una estrategia sólida y una ejecución bien guiada genera beneficios tangibles desde el primer año. Según estudios y experiencias del mercado:

• Reducción de inventario entre un 5% y un 20%, optimizando espacio y costos de almacenamiento​.

• Aumento en la productividad del almacén del 15% al 40%, gracias a una mejor asignación de tareas y eliminación de procesos manuales.

• Exactitud de inventario del 99.9%, reduciendo pérdidas y mejorando la disponibilidad de producto.

• Incremento en la capacidad de producción de alrededor del 14%, debido a flujos más eficientes y coordinados​.

• Reducción de tiempos operativos de hasta 22%, acelerando procesos como recepción, picking y despacho​.

• Mayor precisión en los envíos, con mejoras del 2% al 5% en la exactitud de entregas y disminución de devoluciones​.

Estos beneficios no solo mejoran los indicadores operativos, sino que se traducen en reducción de costos y mejora del nivel de servicio al cliente. En muchos casos, el retorno de inversión (ROI) se alcanza entre los 12 y 24 meses.

En Miebach no implementamos tecnología por tendencia, sino por impacto. Nuestro valor está en traducir necesidades complejas en soluciones claras y accionables. Evaluamos de forma objetiva las opciones del mercado, acompañamos más allá del go-live y aseguramos que la tecnología esté integrada a una visión de cadena de suministro E2E. Trabajamos codo a codo con nuestros clientes, combinando experiencia global con comprensión local, para lograr soluciones que no solo funcionen, sino que transformen:

• Traducir necesidades operativas complejas en requerimientos funcionales claros.
• Evaluar objetivamente las soluciones del mercado.
• Acompañar más allá del go-live, asegurando estabilización y mejora continua.
• Integrar la tecnología dentro de una visión integral de cadena de suministro.

Nuestros equipos combinan experiencia global con conocimiento local, trabajando codo a codo con cada cliente para asegurar que la solución no solo funcione, sino que transforme.

¿Tu almacén está listo para el siguiente nivel?

En un mundo donde los desafíos logísticos evolucionan constantemente, el WMS correcto —y el acompañamiento adecuado— pueden ser el punto de inflexión. En Miebach, estamos listos para ayudarte a tomar esa decisión con visión, experiencia y compromiso con los resultados.